Objetivos.
− Definir los procedimientos del proceso presupuestario relacionados con los ingresos y egresos del presupuesto asignado.
− Indicar la documentación e informes emitidos por la Sección y utilizados en cada fase del proceso.
− Proporcionar las instrucciones de llenado para cada documento e informe.
− Señalar la secuencia gráfica de los procedimientos descritos en este manual.
Procedimiento.
1. El Jefe del Departamento de Contabilidad y Presupuesto, a través de la Sección Presupuesto, será responsable del cumplimiento de las normas e instrucciones indicadas en el presente manual.
2. La distribución y control del presupuesto estarán a cargo de la Sección.
3. Todos los procedimientos a seguir de acuerdo al manual serán efectuados en un paso a paso dependiendo el área de la misma manera:
1. Asignación y distribución presupuestaria.
• una vez recepcionado el oficio conductor y la fotocopia de la resolución exenta de la dirección, que indica la asignación presupuestaria, el encargado de presupuesto procede a efectuar la distribución y los requerimientos a los distintos ítems presupuestarios y centros de costos respectivos en el sistema computacional, información que quedará grabada en el estado de ejecución de requerimientos de ingresos y gastos.
• A continuación, procede a imprimir un informe de requerimientos presupuestarios de ingresos y gastos, documento que será archivado con el oficio y la resolución exenta, en esta sección.
2. prestaciones facturadas.
• recepcionado de la sección cuentas corrientes la 4ª copia sin formato de la factura o nota de crédito, el encargado de presupuesto de ingresos procede ingresar al sistema computacional para su devengo los documentos antes mencionados, que afectaran directamente a los ítems presupuestarios del estado de ejecución de requerimientos de ingresos.
• En caso de detectar errores en la imputación, se procede a efectuar su regularización, para ser ingresados al sistema computacional (ajuste contable), afectando el ítem presupuestario y centro de costo correspondiente, información que quedará grabada en el estado de la ejecución de requerimientos de ingresos.
• Consecutivamente, se imprime el comprobante de contabilidad devengado en un original que se adjunta a la copia de factura que se archiva en esta sección.
3. remesas.
• Recepcionado de la sección tesorería (dirección s.s. a.) una copia del comprobante de contabilidad-egreso, la fotocopia del oficio y el comprobante de depósito que es recepcionado del departamento de finanzas, el encargado de presupuesto de ingresos procede a ingresar los datos de la remesa al sistema computacional, afectando los ítems presupuestarios y centros de costos correspondientes. Esta información quedará grabada en el estado de ejecución requerimientos de ingresos.
• Consecutivamente, se imprime el comprobante de contabilidad devengado en un original que es firmado por el encargado de presupuesto de ingresos.
• Posteriormente, se remite se distribuye la documentación de la siguiente otras entradas directas.
• recepcionado de la sección tesorería la copia del comprobante de contabilidad-devengado de ingresos directos, por conceptos de arriendo de bienes inmuebles, enajenación de bienes a funcionarios del servicio, etc.
• En caso de detectar un error en la imputación, procede a su regularización en el sistema computacional afectando los ítems presupuestarios y centro de costo correspondiente, información que quedará grababa en el estado de requerimientos la ejecución de ingresos.
4. compras a través de abastecimiento.
Abastecimiento envía en forma electrónica la orden de compra y compromiso presupuestario, para que la unidad de presupuesto proceda a obligar en el sistema.
• recepcionado el original y las tres copias de la orden de compra y compromiso presupuestario de la sección abastecimiento, el encargado de presupuesto de gastos procede a revisar los ítems presupuestarios correspondientes, los que anteriormente habían sido obligados en forma electrónica por el sistema y refrendados por la unidad de presupuesto.
• Posteriormente, se remite la orden de compra y compromiso presupuestario para su revisión, autorización y firmas al jefe del departamento de contabilidad y presupuesto y al subdirector administrativo. En el caso que el monto de la adquisición sea superior a $500.000, además, se deben remitir los antecedentes al director para su autorización y firma.
• En caso que la orden de compra y compromiso presupuestario no se autorice, se procede a remitirla a la sección abastecimiento para que ésta proceda a confeccionar la anulación de orden de compra y compromiso presupuestario. Una vez recepcionado el documento de la sección abastecimiento se debe continuar con el procedimiento nº7.
• Posteriormente, la orden de compra y compromiso presupuestario se distribuye de la siguiente forma:
El original se archiva en la sección presupuesto, en espera de la llegada de la factura.
• una vez recibido de la sección abastecimiento la factura y el original del formulario recepción de artículos en bodega en los casos que corresponda, el encargado de presupuesto de gastos adjunta el original de la orden de compra y compromiso presupuestario, documento que se encontraba archivado temporalmente en esta sección, seguidamente procede a verificar lo siguiente:
La factura debe ser extendida a nombre de la empresa”. Que el cálculo del inv. esté correcto. Que el monto de la factura esté acorde a la orden de compra y compromiso presupuestario y compromiso explícito.
• Si el monto estipulado en la factura difiere a la orden de compra y compromiso presupuestario, el encargado de presupuesto de gastos debe remitir a la sección abastecimiento estos documentos, para que ésta proceda a regularizar la diferencia detectada o la devolución de la factura al proveedor para su rectificación, en los casos que se encuentre mal extendida.
• Cuando se ha recepcionado de la sección abastecimiento el original y sus copias de la anulación de orden de compra y compromiso presupuestario o la orden de compra y compromiso presupuestario complementaria, según corresponda a un menor o mayor valor, se procede a imputar al ítem presupuestario correspondiente.
• A continuación, se procede a remitir dichos documentos al jefe del departamento de contabilidad y presupuesto y al subdirector administrativo para su revisión, autorización y firma. En el caso que el monto de la adquisición sea superior a $500.000, además se debe remitir los antecedentes al director.
• en el caso, que no se detecten errores en la comparación o corregida la diferencia, el encargado de presupuesto de gastos procede a ingresar los datos al sistema computacional sigue afectando la instancia del “devengado” en el ítem presupuestario y centro de costo correspondiente, esta información quedará registrada en el libro mayor y el estado de la ejecución de requerimientos de gastos.
• Consecutivamente, se imprime el comprobante de contabilidad devengado en un original que se adjunta a la factura como respaldo del devengado.
• Seguidamente, la factura se envía a la sección tesorería con la siguiente documentación de respaldo:
El original del formulario recepción de artículos en bodega, en los casos que corresponda.
5. anulación total de la orden de compra y compromiso presupuestario.
• una vez recepcionado la anulación de la orden de compra y compromiso presupuestario en un original y dos copias de la sección abastecimiento, el encargado de presupuesto de gastos procede a revisar los ítems presupuestarios correspondientes.
• Enseguida, se remite la anulación de la orden de compra y compromiso presupuestario con la documentación de respaldo, al jefe del departamento de contabilidad y presupuesto, al subdirector administrativo para su revisión, autorización y firmas. En el caso que el monto sea superior a $500.000, además se debe remitir los antecedentes al director para su autorización y firma.
• recepcionado el documento debidamente autorizado, se procede a distribuirlo de la siguiente forma:
el original y la 1ª copia de la anulación de la orden de compra y compromiso presupuestario y el original, la 1ª y 2ª copia de la orden de compra y compromiso presupuestario se archivan en esta sección.
La 2ª copia de la anulación de la orden de compra y compromiso presupuestario y la 3ª copia de la orden de compra y compromiso presupuestario, se remiten a la sección abastecimiento.
6. anticipo a proveedores.
6.1. Egreso por anticipo a proveedores.
la unidad de abastecimiento una vez realizada la solicitud de anticipo de .proveedores a contabilidad, procede a realizar la orden de compra, la que por medio electrónico solicita a la unidad de presupuesto que sea obligada en el sistema en la que se revisan el ítem presupuestario para proceder a obligarla, posteriormente imprime para ser refrendada.
• recepcionado de la sección abastecimiento el original y las tres copias de la orden de compra y compromiso presupuestario, obligada y refrendada por la unidad de presupuesto.
• Consecutivamente, se remite la orden de compra y compromiso presupuestario al jefe del departamento de contabilidad y presupuesto y al subdirector administrativo para su revisión, autorización y firmas. En el caso que el monto de la adquisición sea superior a $500.000, además, se debe remitir los antecedentes al director.
• si es recepcionado la orden de compra y compromiso presupuestario con sus copias debidamente autorizada, el encargado de presupuesto de gastos procede a ingresar los datos al sistema computacional afectando la instancia del “obligado” del ítem presupuestario y centro de costo correspondiente, esta información quedará grabada en el libro mayor y registro de la ejecución presupuestaria de los gastos.
• A continuación, la documentación se distribuye de la siguiente forma:
6.2. Cancelación de la factura por anticipo a proveedores.
• una vez recepcionado de la sección abastecimiento la factura y el original del formulario de recepción de artículos en bodega en los casos que proceda, el encargado de presupuesto de gastos procede adjuntar el original de la orden de compra y compromiso, que el cálculo del i.v.a. esté correcto y que el monto de la factura esté acorde a la orden de compra y compromiso presupuestario.
• Si el monto de la factura difiere a lo estipulado en la orden de compra y compromiso presupuestario, el encargado de presupuesto de gastos debe remitir a la sección abastecimiento estos documentos, para que proceda a regularizar la diferencia detectada o la devolución de la factura al proveedor para su rectificación, en los casos que se encuentre mal extendida.
• Cuando se recepción de la sección abastecimiento el original y sus copias de la anulación de la orden de compra y compromiso presupuestario o la orden de compra y compromiso presupuestario complementaria, según corresponda a un menor o mayor valor, se procede a imputar el ítem presupuestario correspondiente.
• A continuación, se remiten dichos documentos al jefe del departamento de contabilidad y presupuesto y al subdirector administrativo para su revisión, autorización y firmas. En el caso que el monto de la adquisición sea superior a $500.000, además, se debe remitir los antecedentes al director.
• Después de recepcionado los documentos debidamente visados, el encargado de presupuesto de gastos procede a ingresar los datos al sistema computacional afectando la instancia del “obligado” en el ítem presupuestario y centro de costo correspondiente, por la diferencia detectada. Esta información quedará grabada en el libro mayor que corresponde y en el estado de ejecución de requerimientos de gastos.
• En caso que no se detecten errores en la comparación o corregida la diferencia, el encargado de presupuesto de gastos procede a ingresar los datos al sistema computacional afectando la instancia del “devengado” y a efectuar la validación del documento contable para su pago. Esta información quedará grabada en el libro mayor y el estado de ejecución de requerimientos de gastos.
• Consecutivamente, se imprime el comprobante de contabilidad devengado en un original que se adjunta a la factura.
• A continuación, la factura se envía a la sección contabilidad con la siguiente documentación de respaldo:
El original del formulario de recepción de artículos en bodega en los casos que proceda.
El original de la orden de compra y compromiso presupuestario.
El original del comprobante de contabilidad-devengado.
El original de la anulación de la orden de compra y compromiso presupuestario o el original de la orden de compra y compromiso presupuestario complementaria, en los casos que proceda.
7. consumos básicos y otras compras directas.
• recepcionado de la secretaría las boletas y/o facturas y la solicitud de pasajes en los casos que proceda, el encargado de presupuesto de gastos procede a ingresar los datos al sistema computacional para emitir la orden de compra obligada y refrendada, afectando la instancia del “obligado” y “devengado” (compromiso implícito sigfe) en forma simultánea en el ítem presupuestario y centro de costo correspondiente. Esta información quedará grabada en el libro mayor y el estado de ejecución de requerimientos de gastos.
• consecutivamente, se imprime la orden de compra y compromiso presupuestario en un original y tres copias, remitiéndola con la documentación de respaldo, al jefe del departamento de contabilidad y presupuesto, al subdirector administrativo y al director para su revisión, autorización y firmas en el caso que el monto sea superior a $500.000.
• Posteriormente, la documentación se distribuye de la siguiente forma:
El original de la orden de compra y compromiso presupuestario, el original del comprobante de contabilidad-devengado, las boletas y/o facturas y la solicitud de pasajes, se envía a la sección tesorería.
8. viáticos.
Para comisión de servicios en territorio nacional.
• recepcionado de la unidad solicitante la resolución exenta (orden de viático), el encargado de presupuesto de gastos, procede a revisar el cálculo efectuado de acuerdo a la tabla de valores.
• una vez conforme la revisión y asignada la imputación presupuestaria, se remite al director para su aprobación y oficialización. En caso contrario se devuelve a la unidad solicitante para su rectificación.
• Cuando se confecciona e imprime la orden de compra y compromiso presupuestario en original y tres copias remitiéndola al jefe del departamento de contabilidad y presupuesto, al subdirector administrativo y al director para su revisión, autorización y firma.
• Después de recibida el original y las copias de la orden de compra y compromiso presupuestario con la documentación de respaldo debidamente visada, el encargado de presupuesto de gastos procede a ingresar al sistema computacional, afectando la instancia del “obligado y devengado” (compromiso implícito) en forma simultánea en el ítem presupuestario y centro de costo correspondiente. Esta información quedará grabada en el libro mayor y el estado de ejecución de requerimientos de gastos.
• Posteriormente, se imprime el comprobante de contabilidad devengado en original que se adjunta a la res. De viático.
• Enseguida, la documentación se distribuye de la siguiente forma:
El original de la orden de compra y compromiso presupuestario, la resolución exenta y el original del comprobante de contabilidad-devengado, se envían a la sección tesorería para su cancelación.
9. honorarios.
Profesionales independientes por prestaciones o compra de servicios y otras actividades lucrativas. La unidad de abastecimiento confecciona la orden de compra y compromiso presupuestario, posteriormente solicita en forma electrónica a presupuesto para ser obligada por el siga, en la que se revisa el ítem presupuestario, posteriormente imprime y es enviada para ser refrendada por la unidad de presupuesto.
• Recepcionado de la sección abastecimiento la boleta de honorarios, el certificado confirmando el servicio prestado y la orden compra y compromiso presupuestario con sus respectivas copias, el encargado de presupuesto de gastos procede a revisar lo siguiente:
Sea extendida a nombre de la empresa. La correcta emisión de la misma.
El correcto cálculo de impuesto y valores.
Verificar que el valor bruto se ajuste a lo establecido en el convenio.
• En el caso que la boleta no cumpla con lo establecido, se debe devolver los antecedentes a la sección de abastecimiento, de lo contrario, procede a efectuar la imputación presupuestaria en los ítems correspondientes.
• A continuación, el original y las copias de la orden de compra y compromiso presupuestario con la documentación de respaldo se remite al jefe del departamento de contabilidad y presupuesto, al subdirector administrativo y al director para su revisión, autorización y firma.
• una vez recepcionado el original y las copias de la orden de compra y compromiso presupuestario con la documentación de respaldo debidamente autorizada, el encargado de presupuesto de gastos procede a ingresar los datos al sistema computacional, contabilizando la instancia del “obligado” y “devengado” en forma simultánea en el ítem presupuestario y centro de costo correspondiente la información quedará grabada en el estado de ejecución de requerimientos de gastos y en el libro mayor.
• Consecutivamente, se imprime el comprobante de contabilidad devengado en un original que se adjunta a la boleta de honorarios.
• A continuación, la documentación se distribuye de la siguiente forma:
El original de la orden de compra y compromiso presupuestario, la boleta de honorarios, el certificado confirmando el servicio prestado y el original del comprobante de contabilidad devengado, se envían a la sección tesorería.
Observaciones:
posteriormente en todas las áreas dando cumplimiento al manual se lleva un procedimiento que se lleva a cabo de la siguiente manera:
la 1° copia de la orden de compra y compromiso presupuestario, se archiva en la sección.
la 2° y 3° copia de la orden de compra y compromiso presupuestario, se envía a la sección abastecimiento para fines de control.
el original de la orden de compra y compromiso presupuestario, se archiva en forma temporal hasta la llegada de la factura.